Política de privacidad y tratamiento de documentos de TENET Chile

Última actualización: 2 de octubre de 2026

Relación con la plataforma Shopify

El sitio web de TENET Chile funciona sobre infraestructura provista por Shopify, que puede tratar determinados datos asociados a la navegación, funcionamiento técnico de la tienda, cookies, analítica, seguridad y transacciones, conforme a sus propias políticas y configuraciones.

La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Documentos regula específicamente el tratamiento realizado por TENET Chile respecto de los datos personales y del contenido documental recibido con ocasión de sus servicios de digitalización, procesamiento documental, OCR, custodia y servicios relacionados.

En caso de existir diferencias de redacción entre las políticas generales de la plataforma tecnológica y esta política respecto del tratamiento del contenido documental confiado a TENET Chile, prevalecerán las condiciones específicas aquí establecidas respecto de dicho contenido, sin perjuicio de las obligaciones legales aplicables a Shopify como proveedor tecnológico independiente.

1. Identificación y contacto

TENET Chile es la marca bajo la cual Integraltecno TGO y TMY SpA, RUT 77.528.919-8, presta servicios de digitalización de libros y documentos, reconocimiento óptico de caracteres —OCR—, organización documental y preparación de archivos digitales.

Esta política explica cómo tratamos los datos personales relacionados con nuestro sitio web, consultas, contrataciones y servicios, así como la información contenida en los documentos que recibimos.

Para consultas sobre privacidad o para ejercer sus derechos, escriba a contacto@tenetchile.com.

2. Información que tratamos

Dependiendo de su relación con TENET, podemos tratar:

• Datos de contacto, como nombre, correo electrónico y teléfono.
• Datos necesarios para cotización, contratación, facturación, pago y entrega.
• Comunicaciones e instrucciones relacionadas con el servicio.
• Información técnica de navegación, como dirección IP, características del dispositivo y actividad en el sitio.
• Información contenida en los originales y archivos entregados para digitalización.
• Información técnica relacionada con los archivos entregados, como nombre, tamaño, fecha de entrega, número de páginas y registros destinados a comprobar su integridad o versión.

Los documentos pueden incluir datos de terceros, información sensible o datos de niños, niñas y adolescentes. Su tratamiento requiere las condiciones y resguardos que correspondan a su naturaleza.

3. Finalidades y fundamento del tratamiento

Tratamos los datos necesarios para:

• Responder consultas y preparar cotizaciones.
• Ejecutar los servicios contratados.
• Gestionar pagos, facturación y antecedentes administrativos.
• Coordinar recepción, entrega y devolución de documentos.
• Atender solicitudes, correcciones y requerimientos de privacidad.
• Gestionar la garantía de corrección del servicio.
• Verificar la integridad y versión de los archivos efectivamente entregados.
• Facilitar, cuando corresponda, la recuperación y reentrega de archivos durante su periodo de conservación.
• Proteger nuestros sistemas y prevenir usos indebidos.
• Cumplir obligaciones legales y atender responsabilidades derivadas del servicio.

Cada tratamiento debe contar con el fundamento legal correspondiente, como la ejecución de una relación contractual, el cumplimiento de una obligación legal o el consentimiento, cuando sea exigible.

La navegación por el sitio o la aceptación de una cotización no constituye una autorización general para utilizar información con cualquier finalidad.

Las comunicaciones promocionales se gestionan separadamente de las comunicaciones necesarias para prestar el servicio, conforme a la normativa aplicable.

4. Tratamiento de documentos por encargo

Cuando TENET digitaliza documentos conforme a las instrucciones de un cliente que determina la finalidad del tratamiento, actúa como encargado en los términos aplicables al servicio.

El cliente debe contar con facultades y fundamento lícito para entregar los documentos y solicitar su tratamiento. TENET mantiene sus propias obligaciones de confidencialidad, seguridad y cumplimiento de las instrucciones lícitas del encargo.

Las condiciones particulares podrán establecerse en la cotización, orden de servicio o contrato, incluyendo las operaciones autorizadas, duración, proveedores, conservación y devolución o eliminación.

El contenido documental no se utiliza para publicidad, muestras públicas, entrenamiento de modelos de inteligencia artificial ni otros fines ajenos al encargo sin un acuerdo específico y un fundamento legal suficiente.

5. Digitalización, OCR e inteligencia artificial

El reconocimiento óptico de caracteres se realiza habitualmente de forma local mediante PDF-OCR, en el notebook de trabajo de la oficina.

El uso de herramientas de inteligencia artificial, como IA de uso común u otros servicios externos, requiere una solicitud o autorización expresa y específica del cliente. Antes de enviar contenido a un servicio externo, se definen la finalidad, la información involucrada y las condiciones aplicables al proveedor.

La autorización del cliente no sustituye los requisitos legales para tratar datos de otras personas. Cuando sea posible, se utilizan extractos o información anonimizada para reducir la exposición de datos.

6. Almacenamiento, entrega e integridad de archivos

Durante la ejecución del servicio, los archivos pueden almacenarse en el notebook de trabajo de la oficina y en los medios de almacenamiento utilizados por TENET para la ejecución, control de calidad y respaldo del proyecto.

Para su entrega, los archivos podrán cargarse en Nube Digital u otro medio previamente informado o acordado con el cliente, y compartirse con el destinatario indicado.

El acceso se limitará a las personas autorizadas que requieran intervenir en el proyecto o administrar la infraestructura correspondiente.

TENET podrá mantener registros técnicos destinados a identificar los archivos efectivamente entregados y comprobar su integridad o versión, incluyendo, cuando corresponda, nombre de archivo, tamaño, fecha de entrega, número de páginas y valores de verificación digital o hash.

Estos registros permiten diferenciar la copia originalmente entregada por TENET de archivos que posteriormente hayan sido modificados, convertidos, dañados o reemplazados.

Los clientes deben informar correctamente el destinatario de la entrega, proteger los enlaces recibidos y evitar compartirlos con personas no autorizadas.

El uso de proveedores externos puede implicar almacenamiento o tratamiento fuera de Chile. Cuando corresponda, se aplicarán los requisitos legales relativos a las transferencias internacionales de datos.

7. Disponibilidad de descarga y conservación técnica

Salvo acuerdo diferente, los archivos finales estarán disponibles mediante el enlace de entrega durante diez días corridos desde la comunicación de la entrega final. TENET podrá informar al cliente la fecha de vencimiento correspondiente.

Durante este plazo, corresponde al cliente descargar los archivos, comprobar que puede abrirlos correctamente y conservar sus propios respaldos en medios bajo su control.

La vigencia del enlace de descarga es independiente del periodo de garantía y del periodo durante el cual TENET pueda conservar una copia técnica de los archivos.

Para fines de control de calidad, verificación de la entrega, gestión de la garantía y eventual recuperación, TENET podrá conservar una copia de los archivos efectivamente entregados durante un periodo máximo de 6 meses contado desde la entrega final.

La copia conservada durante este periodo tiene carácter técnico y temporal. Su existencia no constituye un servicio permanente de almacenamiento, nube personal o respaldo contratado por el cliente.

Si existe una corrección pendiente, un reclamo en revisión, una obligación legal de conservación u otra circunstancia que justifique mantener determinados antecedentes durante un periodo diferente, estos se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para dicha finalidad.

Transcurrido el periodo aplicable, TENET eliminará las copias que ya no sean necesarias conforme a sus procedimientos de conservación y eliminación.

La eliminación puede comprender las ubicaciones de producción, entrega, archivos temporales, papeleras y respaldos sujetos a sus respectivos ciclos técnicos de eliminación.

Los antecedentes administrativos, tributarios, contractuales, de entrega y los registros técnicos que deban mantenerse por una finalidad legítima podrán conservarse durante un plazo diferente al de los documentos digitalizados.

8. Recuperación y reentrega de archivos

La conservación técnica temporal permite que, mientras una copia continúe disponible, el cliente pueda solicitar una nueva entrega de sus archivos.

Cuando la nueva entrega sea necesaria debido a pérdida de archivos por parte del cliente, eliminación accidental, vencimiento del enlace de descarga u otra circunstancia no atribuible a TENET, se aplicará el servicio de recuperación y reentrega de archivos por un valor de 0.34 UF + IVA por gestión.

Este cobro corresponde a la gestión de localización, verificación, preparación y nueva entrega del material, y no a la corrección de errores atribuibles a TENET.

Si la nueva entrega es necesaria para corregir un error atribuible al servicio de TENET, no se cobrará la recuperación o reentrega necesaria para efectuar dicha corrección.

Transcurridos 6 meses desde la entrega final, TENET no garantiza que exista una copia recuperable de los archivos.

Si excepcionalmente una copia continuara disponible después de ese plazo, TENET podrá ofrecer su recuperación conforme al valor vigente del servicio. Los casos que involucren grandes volúmenes, múltiples proyectos, preparación especial o medios físicos podrán requerir cotización previa.

Una solicitud de recuperación no extiende automáticamente el periodo ordinario de conservación de los archivos.

9. Conservación adicional

El cliente que necesite mantener sus archivos disponibles por un periodo superior al previsto para la copia técnica podrá solicitar un servicio o acuerdo de conservación adicional.

Este acuerdo podrá establecer:

• Los archivos comprendidos.
• La finalidad de la conservación.
• La duración contratada.
• Las condiciones de almacenamiento y acceso.
• Las condiciones de recuperación o reentrega.
• El precio aplicable.
• Las condiciones de término y eliminación.

La conservación adicional no se presume por el silencio del cliente ni se renueva automáticamente salvo acuerdo expreso.

Cuando TENET actúe por encargo, la conservación deberá ajustarse a las instrucciones lícitas del responsable y al fundamento legal aplicable. Si el tratamiento se basa en consentimiento, este podrá revocarse conforme a la normativa vigente.

10. Archivos de proyectos anteriores

En algunos proyectos realizados antes de la aplicación de esta política, TENET pudo haber conservado copias digitales durante periodos superiores a los actualmente definidos.

La existencia de dichas copias no constituye un servicio permanente de respaldo ni garantiza que estén disponibles, completas o técnicamente recuperables.

Estas copias podrán ser eliminadas cuando no exista una finalidad vigente que justifique su conservación o podrán quedar sujetas a un acuerdo específico de conservación cuando corresponda.

Mientras una copia de un proyecto anterior continúe disponible, el cliente podrá consultar por su recuperación. La reentrega por pérdida del cliente u otra causa no atribuible a TENET estará sujeta al servicio y tarifa de recuperación vigentes al momento de la solicitud.

Los clientes también pueden consultar por las copias de su proyecto o solicitar su eliminación a clientes.tenet@gmail.com, sin perjuicio de las obligaciones de conservación, derechos de terceros y demás excepciones legales aplicables.

11. Custodia y devolución de originales físicos

Los originales se reciben para ejecutar el servicio y devolverlos posteriormente al cliente o a una persona autorizada.

Salvo acuerdo distinto, el plazo de retiro es de treinta días corridos desde el aviso de disponibilidad, conforme a las condiciones aceptadas del encargo.

Si el cliente necesita más tiempo, podrá solicitar una extensión. También podrá coordinarse un envío previo acuerdo sobre destinatario, medio y costo.

Cualquier servicio de custodia adicional y su tarifa deberán acordarse expresamente conforme a los términos y condiciones aplicables.

La falta de retiro o de respuesta no constituye por sí sola autorización para destruir, vender, reciclar o disponer de los originales.

Los materiales pendientes de proyectos anteriores se gestionarán individualmente conforme a las condiciones comunicadas al cliente, los acuerdos aplicables y la normativa vigente.

12. Confidencialidad y seguridad

El acceso a documentos y archivos se limita a las personas y proveedores que lo requieran para ejecutar el servicio, administrar la infraestructura necesaria o cumplir una obligación aplicable.

TENET aplica medidas técnicas y organizativas proporcionales a la naturaleza de la información, el volumen tratado y los riesgos asociados al servicio.

Estas medidas pueden incluir controles de acceso, separación de archivos por proyecto, respaldos, mecanismos de verificación de integridad, actualización de sistemas, eliminación de archivos que ya no sean necesarios y otras medidas razonables de seguridad.

Las personas que intervienen en el servicio deben mantener la confidencialidad de la información a la que accedan, incluso después de finalizar su participación.

Ante un incidente de seguridad, TENET evaluará su alcance, adoptará medidas de contención y recuperación y realizará las comunicaciones que correspondan al cliente, a los titulares o a las autoridades conforme a la normativa aplicable.

13. Proveedores y comunicaciones de datos

Utilizamos Shopify para el funcionamiento del sitio web y Servicios de Google para determinadas entregas digitales.

Según el servicio contratado, también pueden intervenir proveedores de pago, correo electrónico, transporte, almacenamiento, respaldo, inteligencia artificial u otras herramientas necesarias para ejecutar o administrar el servicio.

La intervención de un proveedor debe responder a una finalidad definida y a condiciones compatibles con las obligaciones aplicables. La utilización de un proveedor no autoriza usos del contenido documental ajenos al servicio contratado.

También podrá comunicarse información cuando exista una obligación legal o un requerimiento válido de una autoridad competente.

TENET no vende ni comercializa el contenido documental recibido para digitalización.

14. Sitio web, cookies y publicidad

El sitio utiliza cookies y tecnologías similares para su funcionamiento y, según las herramientas habilitadas y preferencias aplicables, para seguridad, medición y publicidad.

Las herramientas que requieran consentimiento se gestionan mediante las opciones de privacidad disponibles en el sitio. El usuario puede modificar sus preferencias cuando corresponda y utilizar los controles de su navegador.

Puede consultar información sobre las cookies de Shopify en la política de cookies de Shopify.

El tratamiento relacionado con navegación y publicidad es independiente del contenido de los documentos entregados para digitalización.

15. Derechos y solicitudes

Puede escribir a clientes.tenet@gmail.com para consultar sobre el tratamiento de sus datos o ejercer los derechos reconocidos por la normativa vigente, incluidos acceso, rectificación, supresión, oposición y, cuando correspondan, bloqueo y portabilidad.

Cuando un tratamiento se base en consentimiento, podrá solicitar su revocación conforme a la normativa aplicable.

La solicitud debe permitir identificar a la persona y localizar el tratamiento o proyecto involucrado. TENET podrá solicitar únicamente los antecedentes necesarios para verificar identidad, representación o legitimación cuando corresponda.

Cuando una solicitud se refiera a documentos tratados por encargo de otra persona o entidad que actúe como responsable, TENET coordinará su atención con dicho responsable cuando corresponda.

Las solicitudes se atenderán dentro de los plazos legales aplicables. Si existe una obligación de conservación, derechos de terceros u otra excepción que impida atender total o parcialmente una solicitud, se informará su fundamento.

16. Actualizaciones y vigencia

Esta política podrá actualizarse para reflejar cambios operativos, tecnológicos o normativos. La versión publicada indicará su fecha de actualización.

Los cambios no constituyen una autorización retroactiva para utilizar datos con nuevas finalidades ni sustituyen los acuerdos o consentimientos específicos que requiera cada servicio.

Esta política se aplica conforme a la legislación vigente en cada momento y no limita los derechos reconocidos a los titulares.

Las disposiciones incorporadas para adecuación a la Ley N.º 21.719 se aplicarán conforme a su entrada en vigencia y a las demás normas que resulten aplicables.

Contacto de privacidad: contacto@tenetchile.com
Prestador: Integraltecno TGO y TMY SpA
RUT: 77.528.919-8
Marca: TENET Chile