Preservación digital

Digitalizar un documento permite crear una copia digital de su contenido. Pero conservar esa copia en el tiempo requiere algo más que simplemente guardar un archivo.

La preservación digital reúne prácticas orientadas a mantener documentos digitales accesibles, legibles e íntegros durante el mayor tiempo posible.

¿Qué significa preservar digitalmente?

Preservar digitalmente significa pensar en la continuidad de la información.

El objetivo no es solamente que un archivo exista hoy, sino que pueda seguir siendo abierto, identificado y utilizado en el futuro.

Esto puede implicar aspectos como:

• Utilizar formatos de archivo ampliamente compatibles.
• Mantener una estructura documental clara.
• Evitar depender de un único dispositivo de almacenamiento.
• Crear copias de respaldo.
• Conservar información suficiente para identificar los archivos.
• Verificar que los documentos digitales puedan abrirse correctamente.

Digitalización y preservación no son exactamente lo mismo

Una digitalización convierte un documento físico en un archivo digital.

La preservación digital busca que ese archivo pueda seguir siendo útil con el paso del tiempo.

Por ejemplo, un documento puede estar perfectamente digitalizado, pero si existe solamente en un pendrive que posteriormente se pierde o se daña, la información también puede perderse.

Por eso, una estrategia de preservación considera no solo la creación del archivo, sino también su almacenamiento, organización y respaldo.

¿Por qué es importante?

Los documentos físicos están expuestos a distintos tipos de deterioro:

• Humedad.
• Agua.
• Polvo.
• Roturas.
• Decoloración.
• Desgaste por manipulación.
• Pérdida o extravío.
• Incendios u otros accidentes.

Crear una copia digital permite reducir la dependencia del soporte físico original y facilita la creación de múltiples respaldos de la información.

¿La digitalización reemplaza al documento original?

No necesariamente.

En muchos casos, especialmente cuando existen documentos históricos, patrimoniales, legales o de valor personal, el original físico debe continuar conservándose.

La digitalización funciona entonces como una herramienta complementaria: permite consultar el contenido sin manipular constantemente el documento original y crea una copia adicional de la información que contiene.

Menos manipulación del original

Uno de los beneficios de la preservación digital es reducir la necesidad de utilizar constantemente el documento físico.

Una vez digitalizado, muchas consultas pueden realizarse directamente desde el archivo digital.

Esto puede ser especialmente importante en:

• Libros antiguos.
• Documentos históricos.
• Fotografías.
• Tesis y publicaciones agotadas.
• Archivos familiares.
• Documentación institucional.

Preservación digital y calidad de digitalización

Cuando el objetivo es conservar información a largo plazo, la calidad de la captura adquiere especial importancia.

Aspectos como la resolución, legibilidad, orientación de las páginas, integridad del documento y correcta generación de los archivos pueden influir directamente en la utilidad futura de la copia digital.

Una digitalización destinada únicamente a una consulta rápida puede tener requisitos distintos a una digitalización pensada para archivo y conservación.

El respaldo también forma parte de la preservación

Guardar todos los documentos en un único computador, disco duro o dispositivo no constituye por sí solo una estrategia segura de preservación.

Siempre que la importancia de los documentos lo justifique, es recomendable mantener más de una copia de respaldo y evitar que todas se encuentren físicamente en el mismo lugar.

Por ejemplo, una estrategia sencilla puede combinar:

• Una copia principal de trabajo.
• Una copia en un disco de respaldo.
• Una copia adicional en otro lugar o servicio de almacenamiento.

¿Qué documentos conviene preservar digitalmente?

La preservación digital puede ser especialmente útil para:

• Archivos familiares.
• Documentos históricos.
• Bibliotecas particulares.
• Tesis y trabajos académicos.
• Documentación empresarial.
• Expedientes y archivos institucionales.
• Materiales únicos o difíciles de reemplazar.
• Documentos que deben conservarse durante largos periodos.

Preservar el contenido, no solamente el papel

Un documento físico puede deteriorarse, pero la información que contiene puede continuar existiendo si ha sido correctamente digitalizada y respaldada.

En TENET entendemos la digitalización como una herramienta para proteger, conservar y facilitar el acceso a la información.

Cuando un proyecto tiene objetivos de preservación, buscamos generar archivos digitales claros, completos y utilizables, reduciendo al mismo tiempo la necesidad de manipular continuamente los originales.