IA y documentos digitalizados

La inteligencia artificial está cambiando la forma en que buscamos, resumimos y analizamos información. Pero para que una IA pueda trabajar correctamente con documentos físicos, primero es necesario convertirlos en archivos digitales utilizables.

Una buena digitalización permite transformar libros, expedientes, apuntes, contratos y archivos en documentos que pueden ser consultados posteriormente mediante herramientas de inteligencia artificial.

¿Qué puede hacer una IA con un documento digitalizado?

Dependiendo de la herramienta utilizada y de la calidad del archivo, una inteligencia artificial puede ayudar a:

• Resumir documentos extensos.
• Responder preguntas sobre su contenido.
• Localizar conceptos, nombres o fechas.
• Comparar información entre varios documentos.
• Crear esquemas y resúmenes temáticos.
• Extraer ideas principales.
• Identificar relaciones entre distintas partes del contenido.
• Facilitar procesos de estudio, investigación y revisión documental.

La IA necesita poder leer el documento

Cuando una página se digitaliza, inicialmente puede quedar almacenada solamente como una imagen.

Aunque una persona pueda leerla perfectamente en pantalla, eso no significa necesariamente que todas las herramientas digitales puedan interpretar correctamente su contenido.

Por esta razón, el OCR o Reconocimiento Óptico de Caracteres puede ser especialmente importante.

El OCR permite identificar las palabras presentes en las páginas y crear una capa de texto asociada a la imagen digitalizada.

Esto facilita que buscadores, programas de gestión documental y herramientas de inteligencia artificial puedan trabajar con el contenido.

Digitalización + OCR + IA

Estas tres tecnologías cumplen funciones diferentes.

Digitalización:
Convierte el documento físico en un archivo digital.

OCR:
Permite que el texto contenido en las páginas pueda ser reconocido digitalmente.

Inteligencia artificial:
Puede utilizar ese contenido para realizar búsquedas, análisis, resúmenes y otras tareas.

Cuando estas etapas se combinan correctamente, un documento que antes solamente podía consultarse página por página puede convertirse en una fuente de información mucho más fácil de explorar.

Un ejemplo sencillo

Imagina una colección de 20 libros que contiene varios miles de páginas.

Tradicionalmente, encontrar una referencia específica podría requerir revisar índices, recordar en qué libro aparecía el tema o buscar manualmente página por página.

Si esos libros son digitalizados y cuentan con reconocimiento de texto, pueden incorporarse a determinadas herramientas de inteligencia artificial para realizar consultas sobre la colección.

Por ejemplo, podría ser posible preguntar:

• ¿En qué documentos se menciona este concepto?
• ¿Cuáles son las principales ideas relacionadas con este tema?
• ¿Qué diferencias existen entre estos documentos?
• ¿Dónde aparece determinada persona, fecha o acontecimiento?
• ¿Puedes resumir el contenido relacionado con este asunto?

De buscar archivos a consultar información

Una de las posibilidades más interesantes de la inteligencia artificial aplicada a documentos es cambiar la forma en que interactuamos con grandes cantidades de información.

En lugar de recordar exactamente en qué archivo se encuentra una determinada idea, es posible utilizar herramientas que ayuden a localizarla a partir del contenido.

Esto puede ser especialmente útil cuando existen cientos o miles de páginas digitalizadas.

¿Qué tipo de documentos pueden utilizarse?

La utilidad dependerá de cada herramienta de inteligencia artificial, pero algunos ejemplos de materiales que pueden prepararse para este tipo de uso son:

• Libros.
• Tesis.
• Artículos académicos.
• Manuales.
• Expedientes.
• Contratos.
• Documentación empresarial.
• Archivos históricos.
• Material de investigación.
• Bibliotecas personales.

La calidad del documento importa

La inteligencia artificial no puede recuperar perfectamente información que no fue capturada correctamente.

Páginas incompletas, desenfoque, texto demasiado pequeño, mala orientación o documentos deteriorados pueden afectar tanto el reconocimiento de texto como el análisis posterior.

Por eso, cuando un archivo será utilizado con OCR o inteligencia artificial, la calidad de la digitalización original sigue siendo fundamental.

¿La IA siempre interpreta correctamente los documentos?

No.

Las herramientas de inteligencia artificial pueden cometer errores, interpretar incorrectamente una parte del contenido o generar respuestas que no reflejen exactamente lo que aparece en los documentos.

Por esta razón, cuando se trabaja con información académica, histórica, legal, técnica o especialmente importante, siempre es recomendable verificar las respuestas consultando directamente las fuentes originales.

Privacidad y documentos

Antes de cargar documentos en una plataforma de inteligencia artificial, también es importante considerar la confidencialidad de la información.

Documentos empresariales, legales, personales o que contengan datos sensibles pueden requerir precauciones adicionales antes de utilizar servicios externos.

La política de privacidad, almacenamiento y tratamiento de datos dependerá de cada plataforma utilizada.

Preparar documentos para nuevas formas de consulta

En TENET entendemos que la digitalización ya no sirve solamente para reemplazar el papel por un PDF.

Un archivo digital bien generado, organizado y con reconocimiento de texto puede convertirse en la base para nuevas formas de buscar, estudiar y analizar información.

La combinación de digitalización, OCR, organización documental e inteligencia artificial permite transformar grandes colecciones de documentos en fuentes de información mucho más accesibles y aprovechables.