1. Identificación y contacto

TENET Chile es la marca bajo la cual Integraltecno TGO y TMY SpA, RUT 77.528.919-8, presta servicios de digitalización de libros y documentos, reconocimiento óptico de caracteres —OCR—, organización documental y preparación de archivos digitales.

Esta política explica cómo tratamos los datos personales relacionados con nuestro sitio web, consultas, contrataciones y servicios, así como la información contenida en los documentos que recibimos.

Para consultas sobre privacidad o para ejercer sus derechos, escriba a clientes.tenet@gmail.com.

2. Información que tratamos

Dependiendo de su relación con TENET, podemos tratar:

• Datos de contacto, como nombre, correo electrónico y teléfono.
• Datos necesarios para cotización, contratación, facturación, pago y entrega.
• Comunicaciones e instrucciones relacionadas con el servicio.
• Información técnica de navegación, como dirección IP, características del dispositivo y actividad en el sitio.
• Información contenida en los originales y archivos entregados para digitalización.

Los documentos pueden incluir datos de terceros, información sensible o datos de niños, niñas y adolescentes. Su tratamiento requiere las condiciones y resguardos que correspondan a su naturaleza.

3. Finalidades y fundamento del tratamiento

Tratamos los datos necesarios para:

• Responder consultas y preparar cotizaciones.
• Ejecutar los servicios contratados.
• Gestionar pagos, facturación y antecedentes administrativos.
• Coordinar recepción, entrega y devolución de documentos.
• Atender solicitudes, correcciones y requerimientos de privacidad.
• Proteger nuestros sistemas y prevenir usos indebidos.
• Cumplir obligaciones legales y atender responsabilidades derivadas del servicio.

Cada tratamiento debe contar con el fundamento legal correspondiente, como la ejecución de una relación contractual, el cumplimiento de una obligación legal o el consentimiento, cuando sea exigible.

La navegación por el sitio o la aceptación de una cotización no constituye una autorización general para utilizar información con cualquier finalidad.

Las comunicaciones promocionales se gestionan separadamente de las comunicaciones necesarias para prestar el servicio, conforme a la normativa aplicable.

4. Tratamiento de documentos por encargo

Cuando TENET digitaliza documentos conforme a las instrucciones de un cliente que determina la finalidad del tratamiento, actúa como encargado en los términos aplicables al servicio.

El cliente debe contar con facultades y fundamento lícito para entregar los documentos y solicitar su tratamiento. TENET mantiene sus propias obligaciones de confidencialidad, seguridad y cumplimiento de las instrucciones lícitas del encargo.

Las condiciones particulares podrán establecerse en la cotización, orden de servicio o contrato, incluyendo las operaciones autorizadas, duración, proveedores, conservación y devolución o eliminación.

El contenido documental no se utiliza para publicidad, muestras públicas, entrenamiento de modelos de inteligencia artificial ni otros fines ajenos al encargo sin un acuerdo específico y un fundamento legal suficiente.

5. Digitalización, OCR e inteligencia artificial

El reconocimiento óptico de caracteres se realiza habitualmente de forma local mediante PDF-XChange, en el notebook de trabajo de la oficina.

El uso de herramientas de inteligencia artificial, como GPT, requiere una solicitud o autorización expresa y específica del cliente. Antes de enviar contenido a un servicio externo, se definen la finalidad, la información involucrada y las condiciones aplicables al proveedor.

La autorización del cliente no sustituye los requisitos legales para tratar datos de otras personas. Cuando sea posible, se utilizan extractos o información anonimizada para reducir la exposición de datos.

6. Almacenamiento y entrega digital

Durante la ejecución del servicio, los archivos se almacenan en el notebook de trabajo de la oficina. Para su entrega, pueden cargarse en Google Drive y compartirse con el destinatario indicado por el cliente.

El acceso se limita a las personas autorizadas para el proyecto. Los clientes deben informar correctamente el destinatario y evitar compartir el acceso con personas no autorizadas.

El uso de proveedores externos puede implicar almacenamiento o tratamiento fuera de Chile. Cuando corresponda, se aplicarán los requisitos legales relativos a las transferencias internacionales.

El cliente debe verificar la entrega y descargar o copiar los archivos a una unidad bajo su control. La disponibilidad temporal de los archivos no constituye un servicio permanente de respaldo.

7. Disponibilidad y conservación de archivos

Salvo acuerdo diferente, los archivos finales estarán disponibles para descarga durante diez días corridos desde la comunicación de la entrega final. TENET informará la fecha de vencimiento.

Si existe una corrección pendiente o una dificultad de entrega atribuible al servicio, el plazo se ajustará y se comunicará al cliente.

Finalizado el período acordado, TENET cerrará el proyecto y eliminará las copias de producción y entrega que no deban conservarse por otro fundamento válido. El procedimiento comprende las ubicaciones utilizadas, incluidos archivos temporales, papeleras y las copias de respaldo que correspondan, conforme a sus ciclos de eliminación.

Los antecedentes administrativos, tributarios, contractuales y de entrega se conservarán durante los períodos necesarios para cumplir obligaciones legales o atender responsabilidades. Esta conservación no supone mantener automáticamente una copia completa de los documentos digitalizados.

Una vez eliminados los archivos, TENET no podrá garantizar su recuperación.

8. Conservación adicional

El cliente puede solicitar conservación adicional de los archivos mediante un acuerdo separado.

Este acuerdo establecerá:

• Los archivos comprendidos.
• La finalidad y duración de la conservación.
• Las condiciones de acceso y recuperación.
• El precio, cuando corresponda.
• Las condiciones de término y eliminación.

La conservación adicional no se presume por el silencio del cliente ni se renueva automáticamente salvo acuerdo expreso.

Cuando TENET actúe por encargo, la conservación deberá ajustarse a las instrucciones lícitas del responsable y al fundamento legal aplicable. Si el tratamiento se basa en consentimiento, este podrá revocarse conforme a la normativa vigente.

9. Archivos de proyectos anteriores

En algunos proyectos anteriores, TENET conservó copias digitales durante períodos superiores al plazo ordinario de descarga para facilitar su recuperación a solicitud de los clientes.

Estas copias están sujetas a regularización mediante su eliminación o la formalización de una conservación adicional cuando proceda. Su existencia no constituye un servicio permanente de respaldo ni garantiza su disponibilidad.

Los clientes pueden consultar por las copias de su proyecto o solicitar su eliminación a contacto@tenetchile.com, sin perjuicio de las obligaciones y excepciones legales aplicables.

10. Custodia y devolución de originales físicos

Los originales se reciben para ejecutar el servicio y devolverlos posteriormente al cliente o a una persona autorizada.

Salvo acuerdo distinto, el plazo de retiro es de treinta días corridos desde el aviso de disponibilidad, conforme a las condiciones aceptadas del encargo.

Si el cliente necesita más tiempo, podrá solicitar una extensión. También podrá coordinarse un envío previo acuerdo sobre destinatario, medio y costo.

Cualquier servicio de custodia adicional y su tarifa deberán acordarse expresamente. Esta política no establece cobros retroactivos por períodos de custodia anteriores.

La falta de retiro o de respuesta no constituye por sí sola autorización para destruir, vender o disponer de los originales. Los materiales pendientes de proyectos anteriores se gestionarán individualmente, conforme a lo acordado y a la normativa aplicable.

11. Confidencialidad y seguridad

El acceso a documentos y archivos se limita a las personas y proveedores que lo requieran para ejecutar el servicio o cumplir una obligación aplicable.

TENET aplica medidas técnicas y organizativas proporcionales a la naturaleza de la información y a los riesgos del tratamiento. Las personas que intervienen en el servicio deben mantener la confidencialidad, incluso después de finalizar su participación.

Ante un incidente de seguridad, TENET evaluará su alcance, adoptará medidas de contención y realizará las comunicaciones que correspondan al cliente, a los titulares o a las autoridades, conforme a la normativa aplicable.

12. Proveedores y comunicaciones de datos

Utilizamos Shopify para el funcionamiento del sitio web y Google Drive para determinadas entregas digitales. Según el servicio, pueden intervenir proveedores de pago, correo, transporte, inteligencia artificial u otras herramientas necesarias.

La intervención de un proveedor debe responder a una finalidad definida y a condiciones compatibles con las obligaciones aplicables. No autoriza usos ajenos al servicio contratado.

También podrá comunicarse información cuando exista una obligación legal o un requerimiento válido de una autoridad competente.

TENET no comercializa el contenido documental recibido para digitalización.

13. Sitio web, cookies y publicidad

El sitio utiliza cookies y tecnologías similares para su funcionamiento y, según las herramientas habilitadas y preferencias aplicables, para seguridad, medición y publicidad.

Las herramientas que requieran consentimiento se gestionan mediante las opciones de privacidad disponibles en el sitio. El usuario puede modificar sus preferencias cuando corresponda y utilizar los controles de su navegador.

Puede consultar información sobre las cookies de Shopify en la política de cookies de Shopify.

El tratamiento relacionado con navegación y publicidad es independiente del contenido de los documentos entregados para digitalización.

14. Derechos y solicitudes

Puede escribir a contacto@tenetchile.com para consultar sobre el tratamiento de sus datos o ejercer los derechos reconocidos por la normativa vigente, incluidos acceso, rectificación, supresión, oposición y, cuando correspondan, bloqueo y portabilidad.

Cuando un tratamiento se base en consentimiento, podrá solicitar su revocación.

La solicitud debe permitir identificar a la persona y localizar el tratamiento o proyecto involucrado. TENET podrá solicitar únicamente los antecedentes necesarios para verificar identidad o representación.

Cuando una solicitud se refiera a documentos tratados por encargo de otra entidad, TENET la coordinará con el responsable correspondiente.

Las solicitudes se atenderán dentro de los plazos legales aplicables. Si existe una obligación de conservación o una excepción que impida atender total o parcialmente una solicitud, se informará su fundamento.

15. Actualizaciones y vigencia

Esta política podrá actualizarse para reflejar cambios operativos o normativos. La versión publicada indicará su fecha de actualización.

Los cambios no constituyen una autorización retroactiva para nuevos usos de datos ni sustituyen los acuerdos específicos que requiera cada servicio.

Esta política se aplica conforme a la legislación vigente en cada momento y no limita los derechos reconocidos a los titulares.